Siete hallazgos en auditoría de sistemas de información de DE por Contralora

Errores o faltas de implementación costaron millones de dólares y duplicidad de registros

Foto >Archivo News and Analysis

Redactado por >Hiram A. Santiago

Un informe de la Oficina del Contralor de Puerto Rico (OCPR), revela que el Departamento de Educación (DE) pagó $1.5 millones en la compra e instalación de los módulos de recursos humanos en el 2007, que no se han utilizado. 

La contralora, Yesmín Valdivieso, emitió una opinión cualificada el pasado viernes sobre las operaciones de la Oficina de Sistemas de Información y del Apoyo Tecnológico a la Docencia (ATD) del DE, los módulos Workforce Attendance y Workforce Leave, del Sistema de Tiempo, Asistencias y Licencias (Sistema TAL), no se han utilizado los controles para el procesamiento de sus datos, el Sistemas de Recursos Humanos (STAFF) y el Sistema de Información Estudiantil (SIE), entre otros. 

Una opinión cualificada se emite cuando los incumplimientos individuales o en conjunto, son significativos, pero no generalizados.

La utilización de estos módulos es necesaria, para automatizar los procesos de asistencia, licencias de los empleados, y así mantener el control, garantizar la integridad y confiabilidad de las transacciones.

La auditoría de siete hallazgos señala que la falta de controles administrativos automatizados en el STAFF, provocó que del 1 de enero al 30 de abril del 2016, se pagara más de $500,000 a 105 exempleados que se incluyeron en la nómina. 

También, se desembolsaron de forma indebida, $67,348 por concepto de nómina a cuatro empleadas que estaban acogidas a licencias sin sueldo.

El reporte incoha que los auditores de la OCPR identificaron demoras de hasta cinco años en la actualización de estatus en el Sistema STAFF de los empleados que cesaron funciones en el Departamento de Educación. 

"Por ejemplo, se pagaron $50,267 a un empleado que había fallecido en el 2011 y a otros dos empleados que habían cesado funciones y no se le descontaron sus ausencias sin autorización", menciona la comunicación escrita de la OCPR.

La fiscalización de la Oficina de la Contraloría evidencia que el Sistema de Información Estudiantil (SIE), implementado en el 2001, no era confiable, al alegadamente encontrar 303 estudiantes con números repetidos de dos a 20 veces para un mismo periodo escolar, mientras que otros 406 estudiantes tenían de dos a seis números registrados. 

Además, el sistema Mi Portal Especial (MiPE) tenía 120 cuentas que no se habían utilizado por más de 180 días, mas 107 cuentas de exempleados que no se habían desactivado. 

El MiPE, del Programa de Educación Especial, se implantó para cumplir con la sentencia del Tribunal de San Juan en el 1981, relacionado con el caso de Rosa Lydia Vélez versus el Departamento.

El Informe cubre el periodo del 16 de junio de 2015 al 31 de octubre de 2016.

*Puede ver el informe de la OCPR sobre el DE en su totalidad en: www.ocpr.gov.pr.